Uw privacy (privacystatement)

Privacy en persoonsgegeven, hoe gaan wij daarmee om?

Persoonsgegevens staan bij allerlei instanties geregistreerd. Het rijk, de gemeente, de bibliotheek …... misschien zelfs bij de supermarkt waar iemand zijn boodschappen doet. 

Ook Zonnehuisgroep Vlaardingen legt persoonsgegevens vast en verwerkt ze. Wij gaan hierbij zorgvuldig met de privacy van de betrokkene om. De wijze waarop wij met persoonsgegevens omgaan is aan wettelijke regels gebonden. Hieronder geven we kort, helder en zo eenvoudig mogelijk de essentie van deze regels weer.

Waarom hebben we persoonsgegevens nodig, waarvoor verwerken we ze?

We verwerken alleen maar persoonsgegevens voor duidelijke doelen en als daar een goede reden voor is. Dit noemt de wet “doelbinding.” Gegevens mogen alleen voor deze doelen gebruikt worden of voor doelen die er logisch bij aansluiten.

Voor cliënten is dat met name het beheren van de wachtlijsten en het op de juiste manier en met de juiste financiering in zorg nemen. Daarna gebruiken we ze om de zorg te plannen en te registreren en de verleende zorg en diensten ook te rapporteren. Als er hiervoor ook gegevens van bijvoorbeeld een vertegenwoordiger, mantelzorger en/of contactpersonen noodzakelijk zijn, dan verwerken wij deze ook. Tenslotte gebruiken we de persoonsgegevens om de geleverde zorg en diensten te declareren of te facturen. Hiervoor geven we de gegevens ook door aan onder andere zorgverzekeraars of gemeente. 

Voor medewerkers gaat het voornamelijk om sollicitanten en het opstellen en voorbereiden van de arbeidsovereenkomst. Ook verwerken we natuurlijk persoonsgegevens als iemand bij ons in dienst is, voor ons werkzaamheden verricht of vrijwilliger is. Dat doen we met name om het salaris en andere vergoedingen te betalen, rooster en urenverantwoording te kunnen maken en om opleidingen en certificaten bij te houden. Persoonsgegevens moeten we ook doorgeven aan onder meer de Belastingdienst, de pensioenverzekeraar en het UWV.

Welke verwerkingen er allemaal zijn en wat er aan persoonsgegevens in zit (register van verwerkingen) is apart vastgelegd.

Mogen we wel persoonsgegevens verwerken?

Wij mogen alleen persoonsgegevens verwerken als de wet dat toestaat. Dit noemt de wet “grondslag.” Zo hebben we een grondslag als we persoonsgegevens verwerken omdat we een overeenkomst hebben of willen sluiten (bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst). We hebben ook een grondslag als een andere wet ons verplicht persoonsgegevens te verwerken. Dit geldt bijvoorbeeld voor alle wetten die de financiering en verantwoording van de zorg regelen of wetten die ons verplichten belasting- of pensioengegevens door te geven. Soms verwerken we gegevens omdat Zonnehuisgroep daar een groot belang bij heeft, zoals bij camerabewaking van onze panden. En soms vragen we ook toestemming om persoonsgegevens te mogen verwerken. Ook dat zijn voorbeelden van grondslagen.
In het register van verwerkingen (zie ook hierboven) zijn deze grondslagen ook opgenomen.

Wat gebeurt er met gegevens en wat zijn de rechten van betrokkenen?

De betrokkene heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens er van hem of haar verwerkt worden en wat er met die persoonsgegevens gebeurt. De betrokkene mag ze laten wijzigen als ze onjuist zijn, en mag in bepaalde gevallen ook vragen om te stoppen met verwerken en de gegevens te verwijderen. Ook mag de betrokkene zijn of haar toestemming (als die gegeven is) weer intrekken. Als de betrokkene van mening is dat er iets niet klopt of niet goed wordt gedaan, dan mag hij of zij daar een klacht over indienen. 

Wij bewaren gegevens veilig en zorgvuldig

Wij bewaren de gegevens niet langer dan noodzakelijk of wettelijk voorgeschreven is. Die bewaartermijn komen vaak uit de wet, maar als ze niet door de wet worden gegevens, dan moeten we duidelijk aangeven hoe lang we de gegevens bewaren en waarom voor die termijn is gekozen.

Alle medewerkers hebben, vaak vanuit de wet en ook vanuit hun arbeidsovereenkomst, een geheimhoudingsplicht. 

De gegevens worden passend beveiligd, zowel technisch als organisatorisch. Hoe we dat doen, hebben we vastgelegd in ons informatiebeveiligingsbeleid. Mocht er onverhoopt iets misgaan, dan hebben we daarvoor een protocol “Melden datalekken ZGV.” 

Nadere informatie

Meer informatie over bijvoorbeeld de aard van de persoonsgegevens die wij registeren en de wijze waarop wij de vertrouwelijkheid van gegevens waarborgen, kunnen cliënten opvragen bij zijn of haar contactverzorgende of de teamleider. Medewerkers kunnen de informatie vinden op Manual Master. Ook kunnen zij deze opvragen bij de afdeling PO&O. Vrijwilligers kunnen hiervoor terecht bij de vrijwilligerscoördinator. 

Vragen of klachten?

Wie meer wil weten over de wijze waarop wij met persoonsgegevens omgaan kan contact opnemen met zijn of haar contactverzorgende (cliënt), leidinggevende (cliënt, medewerker) of de vrijwilligerscoördinator (vrijwilliger).
Ook kunt u contact opnemen met Lucienne van de Geijn, Functionaris Gegevensbescherming via fg@zgvlaardingen.nl of 010 475 95 95.
Een klacht kan worden ingediend volgens de klachtenprocedure van Zonnehuisgroep Vlaardingen. U kunt ook terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De leidinggevende (cliënt, medewerker) of de vrijwilligerscoördinator (vrijwilliger) helpt u graag verder.

Functionaris Gegevensbescherming

Meer informatie over bijvoorbeeld de aard van de persoonsgegevens die wij registeren en de wijze waarop wij de vertrouwelijkheid van gegevens waarborgen, kunnen cliënten opvragen bij zijn of haar contactverzorgende of de teamleider. Medewerkers kunnen de informatie vinden op Manual Master. Ook kunnen zij deze opvragen bij de afdeling PO&O. Vrijwilligers kunnen hiervoor terecht bij de vrijwilligerscoördinator. 

Ook kunt u contact opnemen met Lucienne van de Geijn, Functionaris Gegevensbescherming. U kunt haar bereiken via fg@zgvlaardingen.nl of 010 475 95 95